Wie man in 15 Minuten erkennt, ob ein Prozess digitalisierungsreif ist

Die Digitalisierung ist längst kein Trend mehr, sondern ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Doch während viele Unternehmen die Notwendigkeit erkannt haben, bleibt eine zentrale Frage: Wo fangen wir an? Nicht jeder Prozess eignet sich gleichermaßen für die Digitalisierung. Manche Abläufe sind bereits so effizient, dass sich ein digitales Redesign kaum lohnt, andere sind zu komplex, um ohne tiefgreifende Analyse und hohe Investitionen umgesetzt zu werden.

Die gute Nachricht: Du musst kein langes Beratungsprojekt starten, um einen ersten Eindruck zu bekommen. Mit einem strukturierten 15-Minuten-Check lässt sich schnell einschätzen, ob ein Prozess digitalisierungsreif ist – also ob sich Aufwand und Nutzen in einem sinnvollen Verhältnis stehen.

Warum ein schneller Digitalisierungs-Check wichtig ist

Oft entstehen Digitalisierungsprojekte aus Bauchgefühl: „Das machen wir immer schon manuell, das muss doch digital besser gehen.“ Doch ohne klare Kriterien riskierst du, Ressourcen in Projekte zu stecken, die am Ende keinen echten Mehrwert bringen. Ein schneller Check hilft, die richtigen Prioritäten zu setzen:

• Zeit und Budget sparen – indem man sich auf lohnenswerte Prozesse konzentriert.

• Schnelle Erfolge erzielen – durch Digitalisierung von Prozessen mit hohem Hebel.

• Akzeptanz im Unternehmen erhöhen – wenn die Belegschaft spürbare Verbesserungen erlebt.

Die 6 Schlüsselkriterien für Digitalisierungsreife

Damit der 15-Minuten-Check funktioniert, brauchst du klare Leitfragen. Folgende Kriterien haben sich in der Praxis bewährt:

1. Häufigkeit

Ein Prozess, der nur ein- bis zweimal im Jahr vorkommt, wird durch Digitalisierung kaum spürbare Effizienzgewinne bringen. Abläufe, die täglich oder wöchentlich wiederkehren, haben dagegen ein enormes Potenzial.

👉 Frage: Wie oft tritt der Prozess im Arbeitsalltag auf?

2. Standardisierbarkeit

Lässt sich der Prozess in klare Schritte zerlegen? Je standardisierter, desto leichter automatisierbar. Prozesse mit hohem Kreativ- oder Interpretationsanteil sind dagegen schwer digital abzubilden.

👉 Frage: Besteht der Prozess überwiegend aus wiederholbaren, klar definierten Schritten?

3. Medienbrüche

Papierformulare, doppelte Dateneingaben oder manuelles Kopieren von Informationen sind Alarmzeichen. Jeder Medienbruch bedeutet Zeitverlust, Fehleranfälligkeit – und gleichzeitig einen Hebel für digitale Optimierung.

👉 Frage: Gibt es Stellen, an denen Informationen mehrfach oder manuell übertragen werden müssen?

4. Komplexität

Prozesse müssen nicht simpel sein, um digitalisiert werden zu können. Aber gerade für erste Projekte gilt: „Keep it simple“. Ein Prozess mit 10–15 Schritten ist überschaubar, während ein stark verzweigter Ablauf besser für eine spätere Projektphase geeignet ist.

👉 Frage: Lässt sich der Prozess in einer übersichtlichen Schrittfolge darstellen?

5. Transparenz

Unklare Verantwortlichkeiten oder schlecht dokumentierte Abläufe sind oft ein Showstopper. Digitalisierung funktioniert nur, wenn die Prozesslogik nachvollziehbar und eindeutig ist.

👉 Frage: Sind Rollen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen eindeutig beschrieben?

6. Nutzenpotenzial

Die wichtigste Frage überhaupt: Was bringt die Digitalisierung? Geht es um schnellere Bearbeitungszeiten, weniger Fehler, geringere Kosten oder bessere Kundenerlebnisse? Nur wenn ein klarer Nutzen sichtbar ist, lohnt sich der Aufwand.

👉 Frage: Welche konkreten Verbesserungen werden durch die Digitalisierung erreicht?

Das Ergebnis: Schnell und pragmatisch bewerten

Nach nur 15 Minuten hast du eine solide Grundlage:

• 5–6 Kriterien erfüllt: Der Prozess ist hoch digitalisierungsreif – hier lohnt es sich, tiefer einzusteigen.

• 3–4 Kriterien erfüllt: Der Prozess ist teilweise geeignet. Eine Optimierung kann sinnvoll sein, aber eine Digitalisierung sollte gut abgewogen werden.

• 0–2 Kriterien erfüllt: Der Prozess ist aktuell kaum digitalisierungsreif. Hier gilt: erst analysieren oder manuell belassen.

Fazit: Kleine Investition, großer Effekt

Digitalisierung bedeutet nicht, alles auf einmal zu transformieren. Viel wirksamer ist es, Schritt für Schritt vorzugehen und Prozesse mit hohem Hebel zu priorisieren. Mit einem 15-Minuten-Check gelingt es dir, innerhalb kürzester Zeit fundierte Entscheidungen zu treffen – ohne aufwendige Analysen, aber mit klarer Orientierung.

Damit hast du die Grundlage geschaffen, um Digitalisierung gezielt, effizient und mit hohem Erfolgspotenzial voranzutreiben.